O que são metodologias ágeis e qual é a sua importância?

Precisamos cada vez mais de novas abordagens para trazer inovação às organizações, de modo que as empresas consigam reagir mais rapidamente a eventos inesperados e obter mais eficácia ao alcançar os seus resultados. As metodologias ágeis são um novo formato de gestão de projetos, que se baseia na eficácia e rapidez na obtenção de resultados.

Antigamente, os modelos de gestão de projetos não conseguiam abranger as complexidades de projetos reais, sendo muito sensíveis a mudanças e problemas que poderiam ocorrer durante o planejamento. Hoje, temos uma série de metodologias que podem ser aplicadas muito mais efetivamente em uma empresa. Primeiro, temos que entender o nosso cliente, e saber onde se encontram suas dores, necessidades e esperanças. Para isso, utilizamos o Design Thinking e o Lean Ux, de modo a compreender o cliente e criar um produto/serviço que atenda às suas expectativas.

Após compreender o ambiente, as necessidades do cliente e a criação do protótipo do produto/serviço que você visa oferecer, precisamos de metodologias ágeis que proporcionem a eficácia na criação dele, principalmente para otimizar projetos à distância. Destacamos três metodologias: Ciclo PDCA, Matriz GUT e Scrum.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta de projeto que consiste em quatro passos cíclicos: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir). O primeiro passo é você planejar e descobrir qual é de fato o seu problema, e dessa forma estabelecer planos de ação para ele.

Após ter definido o seu problema, seguimos para o segundo passo, que consiste em efetivar o que você irá fazer de fato. É hora de executar o plano elaborado na etapa anterior. O terceiro passo é o check, ou seja, o acompanhamento da evolução de seu plano e verificar se a meta estabelecida foi atingida. Dessa forma, é possível saber se o que foi executado foi efetivo ou não para partir para a quarta e última etapa.

Caso o resultado obtido for positivo, é necessário padronizar o processo para futuros projetos. No outro caso, se o resultado for negativo, uma análise do plano de ação deve ser feita para descobrir que fator impossibilitou o sucesso do plano, e dessa forma voltar para a primeira etapa.

Matriz GUT

A matriz GUT é uma técnica útil de priorização de atividades, funcionando como um método quantitativo para a urgência de cada uma delas. A sigla GUT representa os três pilares que devem ser levados em conta ao priorizar um projeto: a gravidade, urgência e tendência de cada um deles.E como funciona? Você deve atribuir pontuações para cada atividade, seguindo os pilares GUT. Pense na gravidade daquela atividade, o quanto ela é urgente para você e qual é a tendência de ela precisar de mais atenção no futuro. As pontuações são distribuídas em uma nota de 1 a 5 para cada pilar GUT.

A partir disso, crie uma tabela com suas respectivas pontuações, e faça o produto de todas elas na coluna GUT, por tarefa. As tarefas que tiverem uma pontuação mais elevada são prioridades.

E quais são os benefícios? A matriz GUT possibilita a análise quantitativa de tarefas, auxiliando sua priorização de forma rápida e fácil.

Scrum

Uma das técnicas que ultimamente mais se tem falado é o Scrum. E por que ele ganhou toda essa fama? O Scrum é um modelo de gerenciamento de projetos, composto por ciclos de pequenas entregas (sprints), que garantem a entrega de valor maximizado para o cliente e o aumento de produtividade do time.

E quais são os benefícios ao utilizar esse método? Por ser dividido em pequenas etapas, há uma redução de risco significativa para o projeto. Não é necessário esperar o projeto acabar para analisar se o caminho seguido pelos membros do time é eficaz ou não. Além disso, ele coloca o cliente como foco principal, fazendo com que o time atenda diretamente as necessidades dele.

Artefatos do Scrum:

No scrum, os artefatos servem para fornecer o máximo de transparência e clareza do processo aos membros da equipe. Vamos tratar aqui de três principais: product backlog, sprint backlog e incremento.

• Product Backlog

É o mapeamento das entregas que deverão ser feitas durante o projeto. Nele deve ser detalhado todas as ações que deverão ser realizadas para a entrega do produto. É importante, nessa etapa, avaliar quais serão os efeitos de médio e longo prazo.

• Sprint Backlog

Esse artefato é gerado a partir do Product Backlog, sendo que cada etapa mapeada nele é um sprint. Dessa forma, é possível priorizar o que deve ser feito, deixar mais eficiente o projeto e tornar ele adaptável para possíveis problemas.

• Incremento

No final do scrum, é necessário que seja feita a análise da entrega, notando possíveis erros que o time possa ter cometido. Pergunte se o resultado final obtido para o cliente foi satisfatório naquela entrega. Dessa forma, no próximo sprint o time levará em conta os resultados obtidos pela anterior.

Time do Scrum:

O time do Scrum será composto por um Product Owner, um Scrum Master, e um time de desenvolvimento enxuto (entre três a nove pessoas). Eles iram participar de cada sprint do scrum.

• Product Owner (PO)

O product owner é o dono do projeto, ou seja, o responsável por tudo aquilo que deve ser entregue ao cliente e suas funcionalidades. Suas funções são expressar e ordenar claramente os itens do product backlog, otimizar o valor do trabalho do time de desenvolvimento e garantir um backlog visível, transparente e claro para todos. Ele precisa estar sempre alinhado com o time para otimizar o valor de trabalho e em contato com seus stakeholders.

• Scrum Master

O scrum master é o responsável por ligar o dono do projeto e o time de desenvolvimento. Ele precisa, junto com o PO garantir o entendimento do objetivo, escopo, domínio e gerenciamento do backlog de forma clara e concisa para o restante da equipe. Suas funções são treinar o time em autogerenciamento, ajudando na criação de produtos de valor, removendo possíveis impedimentos. Garante processos eficientes e o andamento do projeto.

• Time de Desenvolvimento

O time de desenvolvimento (development team) pode ser composto por três a nove membros, sendo responsáveis por colocar o backlog em ação. Devem ser auto-organizáveis, multifuncionais e trabalharem de forma horizontal, ou seja, sem hierarquia.

Eventos do Scrum:

Para cada ciclo do scrum, é necessário primeiramente planejar tudo que envolve o sprint, para depois dar andamento no projeto. Para isso, são realizados alguns eventos.

• Planejamento do Sprint

O planejamento do sprint é a primeira reunião do time, precisando estar presente o Product Owner, o Scrum Master e o time de desenvolvimento. Nela precisa ser definido qual sprint backlog deve ser trabalhado e as metas desse sprint.

• Reuniões Diárias

As reuniões diárias são realizadas para planejar o que deverá ser seguido naquele dia, saber o andamento da equipe e buscar entender quais foram os obstáculos obtidos até o momento. Dessa forma, é estabelecida uma transparência com todo o time.

• Revisão do Sprint

Na revisão do sprint é feita a inspeção e adaptação do incremento entregado. Nela, é feita uma análise do que foi entregue ao cliente, para saber o nível de satisfação que foi obtido com aquela entrega.

• Retrospectiva do Sprint

Por fim, a retrospectiva do sprint permite ao time criar um plano de ação, como foi feito no ciclo PDCA, para melhorar as rotinas estabelecidas. Nela, após a revisão do sprint, pode-se procurar soluções para possíveis problemas ou insatisfações que foram geradas. Nessa reunião deve-se entender o que de fato teve de impedimento ao longo do processo.

A aplicação metodologias ágeis podem ser uma ótima forma de tornar cada vez mais eficaz o seu processo produtivo. Você já conhecia essas metodologias? Viu como elas podem ser úteis para a sua empresa? Procure aplicá-las em seu dia a dia de trabalho.