A sua empresa tem um bom controle de todas as etapas dos processos? De todos os responsáveis por cada uma delas? De tudo que entra e sai em todo o processo? Se a resposta foi negativa para qualquer uma dessas perguntas, então a sua empresa precisa de um fluxograma!

Ter um fluxograma é essencial para o bom funcionamento da sua empresa e para o controle de todos os processos que ocorrem dentro dela. Com ele, é possível analisar, de forma descomplicada, cada etapa dos processos da empresa. Dessa forma, você vai ser capaz de administrar tudo o que ocorre na sua empresa, desde a matéria prima até o produto final, de uma forma mais simplificada, e de modo a evitar perdas e gerar melhorias. Em especial nesse momento de pandemia, é muito importante otimizar custos e a produção como um todo e o fluxograma é uma peça fundamental para ajudar nisso.

Mas como um fluxograma vai proporcionar tudo isso?

No fluxograma são apresentadas todas as etapas por meio de símbolos interligados (consequentemente interligando-as) de forma bem visual e assim observa-se onde entram matérias, e onde saem produtos e subprodutos. Além disso, ele mostra as variáveis de cada etapa e seus responsáveis. Ou seja, é como um compilado de tudo o que ocorre na empresa, do início ao fim e em um lugar só. Dessa forma, são identificados onde estão os gargalos e os pontos de melhoria da empresa.

Conhecendo um pouco mais sobre os fluxogramas

Geralmente, é muito difícil organizar todas as fases da produção de uma empresa, assim, o fluxograma vai trazer uma facilidade na estruturação de tudo isso. Por exemplo, por meio dele é possível observar quais são os processos de batelada e os contínuos e como eles afetam na produção. Mas o que significam esses nomes? Processos em batelada são processos de regime transiente (ou seja, ocorrem variações nas variáveis do processo, como temperatura e pressão) onde a entrada de matéria é feita de uma vez só. Já nos processos contínuos ocorre a entrada contínua de matéria, como o próprio nome já diz. Sem um fluxograma é muito complicado analisar tudo isso. Mas, além disso, existem diversos tipos de fluxogramas.

O primeiro exemplo é o fluxograma linear. Nele são representadas as atividades uma após a outra, além das decisões que são tomadas e levam a diferentes caminhos. Porém, se a empresa possui diversos setores responsáveis por cada seção, o fluxograma mais recomendado é o funcional. A diferença é que neste as tarefas serão divididas pelos setores responsáveis por cada uma delas. Além desses, há o fluxograma conhecido como SIPOC, que na verdade é uma tabela.

A metodologia do SIPOC, um jeito prático de organizar, como citado anteriormente, consiste em uma tabela dividida em 5 colunas, as quais formam a sigla: Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes). Os nomes das colunas são autoexplicativos: na primeira coluna, suppliers, são colocados os encarregados do fornecimento das matérias, em inputs é analisado todas as matérias e recursos necessários, enquanto em process são escaladas todas as atividades que serão necessárias para a realização deste. Em outpus são colocadas todas as saídas e entregáveis do processo e, por fim, na coluna customers fica o cliente beneficiado do serviço. Dessa forma enxuta, a análise do processo da sua empresa fica muito clara e eficiente.

Agora, a pergunta que não quer calar: como montar um fluxograma?

Fluxogramas geralmente são montados num projeto de mapeamento de processos (https://eqjunior.com.br/mapeamento-processos/). Primeiramente é necessário o conhecimento de todos os símbolos de fluxograma. Alguns deles são: início/fim (representa o começo ou término da atividade), processo (que designa algum processo), processo pré-definido (representa uma fase que já ocorreu antes), decisão (indica que deve ser respondida alguma questão para seguir algum caminho), atraso (exprime um atraso no processo), documento (indica que houve a necessidade de um documento, como um relatório, por exemplo), fluxo (são as setas que interligam as operações) e comentário (com o símbolo de “chaves”, é usado para adicionar informações).

A partir disso, é feito um estudo minucioso sobre todos os processos e operações que ocorrem na empresa e todas as suas relações. São analisados quem são os responsáveis das etapas e quais delas são realmente necessárias. Nesse estudo, também é realizado um levantamento das tarefas e planejamento de como tudo isso será exposto, separados em início, meio e fim. Assim, tudo isso pode ser exposto no fluxograma.

Com todo o planejamento em mãos, basta colocar tudo na prática. Dessa forma, é escolhida a ferramenta que será utilizada para tal feito (o canva, word, excel e lucidchart são ótimas opções de ferramentas). Assim, o fluxograma é montado e analisado detalhadamente para a identificação dos pontos em que há perdas e onde é possível melhorar.

Afinal, estou perdendo algo não tendo um fluxograma na minha empresa?

Depois de serem observadas todas as funcionalidades de um fluxograma de empresa, certamente é possível afirmar que você está perdendo tempo e lucros. Sem ele, podem haver retrabalhos, atividades desnecessárias, as famosas “perdas invisíveis”, pontos em que poderiam haver melhorias e muito mais. Portanto, tenha um fluxograma na sua empresa, ou arque com prejuízos!