Existem diversas ferramentas para realizar uma boa gestão de processos. Porém, antes de conhece-las, é importante saber o que é gerir um processo e qual a importância disso dentro de uma empresa.

O que é uma Gestão de Processos?

Um processo é uma sequência de atividades e tarefas que têm por objetivo o alcance de um resultado ou uma meta. Mas todas essas atividades não podem acontecer sem um bom planejamento e acompanhamento. É nesse momento que entra a Gestão de Processos! Ela serve para facilitar e otimizar todas as fases do processo, gerando uma melhoria nele como um todo e em seus resultados. Sem ela, é muito difícil enxergar onde estão os gargalos, pontos de melhoria, o que está atrasando determinada fase e assim, ter uma visão sistêmica de toda a estruturação. Dessa forma, para gerir um processo, existem diversas ferramentas para auxiliar em tudo isso e fazer com que fique mais fácil e prático realizar essa gestão, e aqui você vai conhecer as principais delas!

Ciclo PDCA

Começando por uma das ferramentas mais clássicas, o ciclo PDCA é utilizado há mais de 100 anos por trazer um modo simples de gerir um processo. Cada letra do ciclo significa uma etapa da gestão: Plan (Planejar), Do (Executar), Check (Conferir), Act (Agir).

Na primeira etapa, ocorre o estabelecimento de tudo que é esperado do processo, bem como as metas e resultados que devem ser obtidos e quais os métodos que serão utilizados, ou seja, como todas as atividades ocorrerão e serão organizadas para tal. Enquanto isso, a etapa de execução consiste na aplicação de tudo o que foi planejado anteriormente, ou seja, é o momento de “por a mão na massa”. Então, chega o momento de conferir se tudo o que ocorreu na execução foi como o planejado na primeira etapa e se os resultados obtidos eram os esperados.

Por fim, é a hora de analisar se o resultado foi alcançado ou não. Se ele tiver sido alcançado, a etapa Act serve para implementar esse processo na rotina da empresa. Caso o resultado não tenha sido o esperado, é nessa etapa que serão procurados os gargalos do processo e ocorrerá o estudo de como melhorá-lo.

Lean Manufacturing

Outra ferramenta centenária é o modelo Lean Manufacturing, que na verdade é uma filosofia de gestão focada em reduzir os desperdícios do processo, por isso o nome: Manufatura enxuta! Mais precisamente, são 8 desperdícios que essa filosofia busca eliminar. São eles:

– A superprodução (o que é produzido além do essencial, ou seja, aqui é mostrado que qualidade vale mais que quantidade),

– O tempo de espera (momento em que máquinas ou pessoas ficam inoperantes por estarem limitados a etapas anteriores, por exemplo),

– Transporte (todo transporte é um desperdício, porém é importante analisar quais transportes, seja de pessoas, produtos ou informações, podem ser eliminados do processo de produção),

– Excesso de processamento (atividades que não agregam valor devem ser eliminadas e assim deve haver uma padronização apenas com as etapas necessárias),  

– Estoque (acúmulo de armazenamento de matéria-prima, produtos intermediários e até mesmo finalizados)

– Movimentos desnecessários (movimentação de colaboradores ou equipamentos que não tenha necessidade de ocorrer)

– Defeitos (refere-se a produção de um produto com defeito)

– Conhecimento subutilizado (habilidades dos colaboradores que não são aproveitadas da melhor forma)

Essa filosofia de gestão é essencial para qualquer empresa, pois desperdícios sempre geram despesas que no longo prazo podem ser fatais.

Six Sigma

Essa metodologia, apesar de também buscar os defeitos do processo, é focada em buscar melhorias para o desempenho dele. Para a sua aplicação, podem ser utilizadas duas ferramentas: o DMAIC ou o DMADV. Mas como saber qual ferramenta melhor se encaixa para a sua empresa? É simples! Para um processo já existente em sua empresa, que precisa de melhoria, basta aplicar o DMAIC. Agora, se você está iniciando um novo processo, a sua ferramenta ideal é o DMADV! Essas siglas significam as etapas de cada processo, e serão explicadas logo a seguir:

Na aplicação do DMAIC, existem 5 etapas:

– Define the problem (Definição do problema): Como dito anteriormente, o processo já existe, então a primeira etapa é identificar o problema que está ocorrendo.

– Measure (Medir): Assim, o problema e suas consequências são quantificadas.

– Analyse (Analisar): Depois da medição, é o momento de analisar e mapear o processo para encontrar quais são as causas raízes desse problema, encontrando possíveis gargalos e pontos de melhoria.

– Improve (Melhorar): Baseando-se na análise feita, as melhorias devem ser identificadas nesta etapa para serem implementadas e assim, padronizar o novo processo.

– Control (Controlar): Por fim, é preciso controlar e acompanhar o processo para que ele mantenha um bom desempenho no longo prazo.

Porém, se você deseja implementar um novo processo da sua empresa, a DMADV é essencial, e suas etapas são:

– Define goals (Definir as metas): Para iniciar um novo processo, deve ser definido o que será projetado, bem como todas as metas que devem estar claras a partir do início.

– Measure (Medir): Mensurar a demanda, necessidade do cliente, capacidade de produção e riscos.

– Analyse (Analisar): São criadas alternativas de produção e em seguida elas são analisadas.

– Design (Desenhar): São realizados os testes do processo, geralmente em pequena e depois em larga escala, para verificar a viabilidade e otimizar o processo.

– Verify (Verificar): Finalmente, ocorre a verificação do processo e sua implementação.

SIPOC

Essa ferramenta traz uma facilidade muito grande na gestão pois ela é bem visual já que é formada por meio de um fluxograma com 5 etapas principais, representadas pelas letras de sua sigla: Suppliers (fornecedores), Inputs (entradas), Process (processo), Outputs (saídas) e Customers (clientes).

O que estou perdendo ao não ter uma boa gestão de processos?

Ao não gerir os processos dentro de uma empresa, como foi possível observar, muitos gargalos continuarão existindo podendo acarretar em enormes prejuízos no longo prazo. Portanto, ter uma boa gestão de processos, é vital para que sua empresa continue crescendo.