O conceito de WBS (Work Breakdown Structure) é um dos mais importantes em se tratando de Gestão de Projetos. Tal conceito é abordado no guia PMBOK (cuja sigla representa Project Management Body of Knowledge), um dos mais importantes no ramo da gestão de projetos, e é amplamente empregado como ferramenta para as empresas a fim de sintetizar detalhes do escopo do projeto (riscos, cronograma), além de auxiliar na distribuição das tarefas entre os responsáveis pela execução do trabalho.
O que é WBS?
A WBS ou EAP (Estrutura Analítica de Projetos) representa a decomposição hierárquica do escopo do trabalho que deve ser executado pelo time de projetos, de maneira que todos os objetivos sejam alcançados e todas as entregas exigidas sejam criadas (PMI, 2013). Portanto, a WBS deve representar todo o trabalho descrito no escopo do projeto, na forma de resultados e ações tangíveis para concretizar as entregas.
Existem, atualmente, alguns modelos de WBS, os quais se diferenciam de acordo com o fator que segmenta as micro etapas. Tal segmentação pode ser feita de acordo com fases do projeto, por entregas, por subprojetos, por equipes, entre outros critérios. Para implementar essa ferramenta na sua empresa, existem passos inerentes a todo escopo de projeto, que serão descritos a seguir.
Passos para a construção da Estrutura Analítica de Projetos
De fato, destrinchar os passos que funcionarão como um cronograma do projeto é a parte mais importante no processo de elaboração da EAP, mas também é a parte mais complexa. Isso deve-se à dificuldade de prever o que ocorrerá durante a execução do projeto, já que imprevistos podem surgir. Logo, construir o WBS é essencial para prevenção e análise dos riscos, para que seus efeitos sejam reduzidos.
Os passos são:
- Identificação dos entregáveis do projeto
Antes de partir para os passos seguintes, é fundamental que a equipe responsável pela execução do projeto identifique qual é o produto final que deve ser entregue. Essa etapa é fundamental para delimitar um plano de ação eficiente para atingir o objetivo desejado.
- Identificar as entregas relacionadas a cada produto do projeto
Para identificar as entregas relacionadas a cada produto do projeto, você precisa decompor o escopo do projeto em etapas menores. Além disso, é necessário determinar o critério de aceitação de cada uma dessas etapas. Sendo assim, você será capaz de simplificar o gerenciamento do projeto através da análise hierárquica em partes reduzidas.
- Detalhamento das entregas para o gerenciamento e controle integrado
Após realizar a decomposição do escopo do projeto em etapas menores e determinar as entregas a elas relacionadas, descreva as ações que devem ser realizadas a fim de que o resultado de cada micro etapa seja atingido. É fundamental que a descrição seja a um nível de detalhamento apropriado para que o controle do trabalho seja eficiente. Além do mais, um bom detalhamento auxilia os membros a visualizar as etapas mais complexas de maneira clara e intuitiva.
- Revisão da WBS
Finalmente, revise todas as etapas menores que foram estabelecidas, as entregas relacionadas e o detalhamento das mesmas. Caso os stakeholders (partes interessadas com a prática do projeto, o cliente e a empresa responsável) estejam de acordo com o planejamento do projeto, a sua Estrutura Analítica de Projetos estará pronta. Isso vai garantir que a execução e o controle do projeto vão atingir os resultados previstos.
Quais são as vantagens da WBS e por que devo utilizar no meu negócio?
A Estrutura Analítica de Projetos é uma ferramenta essencialmente utilizada nas empresas para o gerenciamento dos projetos a fim de prever e analisar riscos. Além disso, a EAP auxilia na orientação e no planejamento do projeto como um todo, bem como auxilia os responsáveis no processo de compreensão do cronograma e na execução do trabalho programado. Isso é feito através da exposição em planilhas, tabelas dinâmicas, listas e/ou fluxogramas.
A criação de um cronograma, além de definir etapas menores do escopo do projeto, promove uma eficiente análise de riscos. Com isso, o gestor é capaz de identificar obstáculos futuros e desenvolver estratégias solucionadoras para caso tais cenários se concretizem.
O gestor de projetos que utiliza a WBS tem uma visão da macro e microestrutura do cronograma do projeto. Assim, o gestor está apto para analisar riscos presentes em todas as etapas, tornando-se mais preparado para driblar situações adversas.
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