A Segunda Revolução Industrial, além de toda a tecnologia que trouxe para a humanidade nos ramos da indústria elétrica, química, do petróleo e do aço, trouxe-nos também um modelo que permitiu a organização fabril de uma maneira mais uniformizada e eficiente: a Padronização dos Processos. O mentor deste modelo, Frederick Taylor, buscava racionalizar a cadeia produtiva e obter uma organização operacional que trouxesse os resultados sem grandes desvios, sendo praticamente todos produtos semelhantes. Além de Taylor, Henry Ford contribuiu muito para a execução deste novo fundamento, e sua técnica de produção permitiu mais ainda consolidar a Padronização de Processos.

Com isso, tem que a Padronização de Processos é o ato de organizar e formalizar os processos, desenvolvendo um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Este método é essencial para responder algumas perguntas, que são: O que é este Processo e qual a sua missão? Por onde passa o processo e quais os departamentos envolvidos? Qual é a sequência de atividades e qual o resultado esperado? No entanto, para que se inicie uma padronização de processos, é necessário que já tenha definido o propósito pelo qual ela será lançada, ou seja, se houver o interesse em fazer a padronização para agregar valor do produto ao cliente.

Para isso, tem que ser conhecido o conceito de processos de ponta a ponta, que consiste naqueles que abrangem mais de um departamento e que causam um grande impacto na organização, além de proporcionar um aumento no valor do produto ou do serviço. Sendo assim, este modelo é requisitado para sanar alguns problemas vitais no funcionamento da empresa que são: evitar a variação nos processos, atender as diversas regulações, delegar atividades sem responsável, melhorar os resultados e conhecer os processos.

Como aplicar esta metodologia?

Antes de começar, propriamente o passo a passo de como fazer esta padronização, é necessário que haja uma convergência entre todos os membros que farão parte desta mudança. Isso, através da alocação para cada área que será trabalhada e em que será trabalhado, estabelecendo os motivos para que isto necessita ocorrer com o intuito de facilitar no desenvolvimento deste modelo. Logo, os objetivos que podem ser seguidos são a redução de custos, a minimização de erros e a melhoria no tempo de produção.

Partindo para a implementação deste molde, é essencial que se faça um estudo prévio dos objetivos e do cenário da empresa, para que o mapeamento seja mais facilmente identificado. Isto feito, passa-se a ter uma visão mais clara do que deverá ser seguido, permitindo, portanto, que haja a elaboração dos planos de ação, planejamento do investimento necessário e a estipulação das questões que serão analisadas constantemente. Determinados o plano de ação, os objetivos estratégicos desta implementação e obtida uma visão mais coerente sobre este processo, chega-se na parte do mapeamento dos processos. Nesta etapa, é recomendado que o máximo de pessoas sejam envolvidas para que possuam um maior empenho no momento em que é para ser colocadas em prática as atividades necessárias.

Além disso, vale destacar a simplificação do desenho de processos na busca de facilitar o reconhecimento das operações e o entendimento das atividades que deverão ser realizadas. Ainda, nota-se a importância do investimento na capacitação dos colaboradores, para que estes possuam uma melhor orientação sobre como deverá ser executado certo processo. Por fim, temos a atualização e revisão constante dos documentos tendo o objetivo de manter descrito e detalhado como deverá ocorrer cada procedimento. Tal como, quem está responsável por aquele setor e, de forma geral, diminuir a complexidade de execução pelo conhecimento dos colaboradores onde terá que atuar.

Benefícios da Padronização de Processos

Agora, tendo conhecimento sobre a padronização de processos, nota-se que há uma determinada complexidade de implementação, no entanto, apesar de não ser obrigatório dentro de uma empresa, traz benefícios e melhorias no processo produtivo e nos serviços prestados. Dentre os benefícios, podemos destacar alguns, que mostram a importância de realizar uma padronização dos processos, que são os seguintes:

1. Aumento da produtividade: Além de oferecer agilidade, velocidade e qualidade para a obtenção dos produtos, também permite o aumento da produtividade.
2. Melhoria na experiência do cliente: Processos que entregam valor para os clientes são aqueles que mais necessitam de padronização. Isso porque os impactos que eles geram são imediatos. Portanto, empresas que padronizam processos primários normalmente vivenciam uma melhora na satisfação e fidelização de clientes, o que é muito positivo para todos.
3. Redução dos custos: Este benefício pode ser considerado consequência de outros benefícios citados anteriormente. Ora, se a padronização de processos ajuda a aumentar a produtividade e fazer melhor uso dos recursos, isso culminará na redução de custos. Então, com o orçamento maior e o entendimento das necessidades da empresa, os recursos passam a ser investidos nas áreas realmente prioritárias.
4. Uso correto dos recursos: Os recursos de uma empresa precisam ser bem administrados para garantir a continuidade do negócio. Nesse sentido, a padronização de processos ajuda a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação de equipes, porque traz exatamente o trabalho que é feito pela empresa. Então, fica mais fácil encontrar oportunidades de melhoria dos processos e otimizá-los.

Por fim, além de toda a melhoria nas questões técnicas e financeiras da empresa, a padronização também permite o mais importante, a segurança de seus funcionários, minimizando o número de acidentes dentro do local. Desta forma, com tudo isto apresentado, vemos o quão importante é prepararmos e realizarmos a padronização dos processos.